2

Система электронного документооборота на предприятии: Основы

Аватар пользователя admin

бизнес-аналитик Казиева Нина

Автор: 

Бизнес-аналитик
Казиева Нина

 

 

 

Технический прогресс коснулся многих сфер деятельности человека. Одну из главных ролей в этом играют специалисты ИТ отрасли, благодаря которым осуществляется беспрерывный процесс создания и модернизации различных систем и программных комплексов. Это, в свою очередь, упрощает и делает более эффективной работу разных категорий работников.

Сегодня на многих предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятие) практически все документы создаются в электронном виде с использованием определенных технологий, автоматизируются процессы обработки данных. Так, уже многие делопроизводители или те, кто отвечают за учет и обработку документов  на предприятиях, успели оценить старания программистов, которые с целью упрощения и оптимизации их работы, создают решения для автоматизации процессов делопроизводства, обработки документов и данных, создания  и согласования электронных документов.

Законодательство об электронном документообороте

Основным нормативно-правовым документом, который регулирует процесс электронного документооборота на предприятиях в Украине, является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 24 июня 2006 года № 851-15 (далее — Закон № 851).

Напомним, что документооборот — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

! Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная цифровая подпись автора документа

В соответствии со статьей 9 Закона № 851 электронный документооборот (оборот электронных документов) — это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые исполняются с использованием проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Электронный же документ, согласно статье 5 Закона № 851, — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

 

Технологии для работы с электронными документами и данными

В соответствии с Законом № 851, электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, т. е. имеют доказательную силу, могут рассматриваться в суде, использоваться в государственных и коммерческих структурах. При этом следует заметить, что, к сожалению, уровень доверия к электронному документу еще достаточно низкий, сфера применения очень узкая, чего нельзя сказать о технологиях, использующихся для работы с электронными копиями бумажных документов, данными или информацией в электронном виде.

Указанные технологии предоставляют множество возможностей для:

  • автоматизации процессов коллективной работы, согласования  проектов документов, которые могут быть представлены в виде текстов, расчетов, отчетных данных, чертежей и т. д.;
  • обработки официальных документов;
  • контроля исполнения;
  • организации архивного хранения и пр.

 

В зависимости от того, какую информацию содержит документ и на решение каких задач он направлен, используется та или иная технология. Соответственно, и технологии развиваются в разных направлениях в соответствии характером обрабатываемой информации и задачами, для которых эти технологии предназначены. На текущий момент существует несколько классов технологий, таких как ЕСМ (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) и т. д.

Для организации документооборота, автоматизации процессов согласования проектов и обработки документов используются технологии ЕСМ или СЭД (система электронного документооборота). Следует отметить, что если задачей ЕСМ является управление потоками информации, то СЭД — как правило, дает возможности по автоматизации процессов движения, контроля и учета документов. Следовательно, спектр задач, которые решает ЕСМ значительно больше, чем СЭД. Рассмотрим основные функциональные возможности технологий.

Основные функциональные возможности типовой СЭД:

  • электронная канцелярия (регистрация и ввод электронных копий документов в систему);
  • работа с проектами документов (согласование проектов документов);
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • отслеживание движения документов на предприятии;
  • поиск и анализ информации в системе;
  • построение отчетности по контролю;
  • обеспечение безопасности информации.

 

Основные функциональные возможности технологии ЕСМ:

  • управление документами — экспорт (импорт) документов, контроль версий, библиотеки документов;
  • управление образами документов — загрузка, преобразование и управление бумажными документами;
  • управление записями — автоматизация политик хранения;
  • управление потоками работ — поддержка бизнес-процессов, передача документов (задач) по маршрутам, назначение задач исполнителям, отслеживание изменения состояний задач, ведение журналов аудита;
  • управление веб-контентом — управление веб-контентом и взаимодействием пользователей, создание рабочих областей;
  • управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео- и аудиофайлами;
  • управление знаниями — построение баз знаний для накопления и использования релевантной(сноска) для бизнеса информации;
  • документоориентированное взаимодействие — совместное использование документов и поддержка проектных команд.

 

Однако, несмотря на то, что в сравнении с ЕСМ СЭД используется для более узкого круга задач, вместе с тем она удерживает достаточно хорошие позиции на IT-рынке Украины. Это объясняется тем, что, во-первых, ЕСМ, в отличие от СЭД, рассчитана на большое количество разнонаправленных задач и поэтому чаще востребована именно в больших организациях, где автоматизация процессов документооборота лишь одно из требований к платформе. Ведь зачастую документооборот может быть одной из систем в общем корпоративном ресурсе, построенном с использованием технологий ЕСМ. Маленькие организации не ставят перед собой цель управлять информационными потоками в автоматизированном режиме, поскольку эти потоки небольшие и стоимость владения технологией значительно превышает экономию при автоматизации процессов управления информацией.

Иными словами, использовать технологию ЕСМ в таком случае просто не имеет смысла. Во-вторых, ЕСМ — это платформа, на которой требуется проводить разработку или специфическую настройку, что также может оказаться дорогостоящей процедурой.

При этом СЭД, как правило, можно приобрести за сравнительно низкую цену в стандартной поставке, так называемой «коробке», которая будет включать минимальный функционал по учету документов для делопроизводителя или секретаря. Более того, СЭД не очень сложны в дальнейшей настройке и использовании, что снижает стоимость владения, чего нельзя сказать об ЕСМ.

Учитывая вышеописанное, ЕСМ системам следует отдать должное — при автоматизации процессов управления информационными потоками, консолидации информации они незаменимы и легко справляются с поставленными задачами.

Вместе с тем СЭД активно используются и в государственных структурах. Казалось бы, они имеют совсем немалые потоки документов, даже наоборот: например, один Кабинет Министров Украины обрабатывает порядка миллиона документов в год, каждое министерство — до двухсот тысяч, каждый из центральных органов власти — до десяти тысяч. И даже при такой нагрузке основной технологией обработки документов в органах государственной власти, все-таки является СЭД. Такая ситуация обусловлена в первую очередь тем, что основная задача, которая ставится перед технологией — это учет документов, а с этой задачей СЭД справляется отлично.

Однако в результате такого активного использования СЭД в государственном секторе она получила отпечаток в виде отражения в функционале «канцелярии государственного уровня». А поскольку коммерческим структурам сложные «номенклатурные» процессы зачастую не нужны, разработчики технологий нашли выход и из такого положения. Так, многие СЭД могут быть представлены в двух видах: для государственного и коммерческого сектора. При этом коммерческая версия, как правило, более простая в работе и восприятии интерфейсных форм.

Автоматизация современных процессов обработки документов

Потребности рынка диктуют и для СЭД, и для ЕСМ свои правила. Сегодня  практически сформировался перечень  определенных приоритетных требований, которые обязывают технологии предоставлять возможности для их автоматизации. Вот некоторые из них:

 ведение канцелярии; обращения граждан и организаций; согласование проектов документов;  управление договорами;  управление командировками;  управление совещаниями и заседаниями; управление тендерными процедурами; электронные архивы и т. д.
Перечень указанных требований можно продолжить и к слову сказать, представленные на рынке СЭД и ЕСМ в той или иной мере отвечают этим потребностям. 

Но эти потребности не диктуют необходимое присутствие электронного документа. В большинстве случаев автоматизируются только процессы обработки электронных копий. Конечно, есть небольшая группа электронных документов Однако следует заметить, что в эту  группу попадают документы в основном временного хранения и «живут» эти документы в большинстве своем в коммерческих структурах.  Такая ситуация связана с тем, что на сегодня нет четких норм закона, которые бы определяли каким образом будет храниться электронный документ, соответственно, и технологии не предоставляют возможности. Возможно, находясь в переходном периоде от бумажной канцелярии к электронному документу, появится необходимость   случае передачи электронного документа на постоянное или длительное хранение предоставить его  в двух экземплярах: бумажном и электронном.

Вести такой двойной учет экземпляров документов неудобно, однако это требование связано именно с возможностями по организации длительного хранения, которые в силу отсутствия нормативно-правовой на данный момент развиты хуже, нежели технологии для обработки оперативной информации. Безусловно, это не означает, что к технологиям для организации длительного хранения документов и самому электронному документу нет интереса. Напротив, практики и разработчики на профильных конференциях активно обсуждают стратегические вопросы и проблемы в этой сфере. Вот, например, некоторые из них:

  • старение носителей документов;
  • старение программного обеспечения;
  • старение форматов хранения и обеспечения целостности документа;
  • режимы хранения носителей;
  • необходимая обработка и восстановление записей.

 

Опыт зарубежных стран

Последние исследования в области архивного хранения электронного документа показали необходимость унификации процессов и используемых форматов на всех этапах его жизненного цикла. Так, например, австрийский государственный аппарат построил интегрированную систему управления электронными официальными документами и архивным процессом — «от создания до уничтожения», с целью обеспечения корректного управления электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.

В рамках проекта были реализованы процессы  управления и обработки официальных документов федеральных ведомств посредством системы ELAK (Elektronisher Akt), а также внедрена спецификация формата межведомственного обмена документами под названием EDIAKT. Последний регламентирует, в частности, предоставление информации в государственные архивы и таким образом, определяет формат сдаточных информационных пакетов (SIP, Submission Information Package), которые могут вводиться в архивную систему.

В настоящее время Австрийская федеральная канцелярия финансирует поставку такой централизованной архивной системы, а также приобретение генеральной лицензии, которая позволит всем австрийским государственным органам воспользоваться преимуществами внедряемой технологии архивирования и обеспечения долгосрочной сохранности информации.

Централизованная архивная система введена в эксплуатацию в 2011 году. Первым ее пользователем стал Австрийский государственный архив. Система обеспечивает прием сдаточных информационных пакетов (в формате EDIAKT) в архив длительного хранения, а также все необходимые функции доступа, управления данными, их сохранности и администрирования. Благодаря этой системе удастся сохранить важные документы, которые, как предполагается, станут историческим наследием Австрии для грядущих поколений.

Проблемы украинского архивоведения

Большой объем работ предстоит выполнить совместными усилиями украинским ученым, документоведам, специалистам архивного дела и  управленцам по обновлению нормативно-инструктивного аппарата, а также теоретических и методических разработок, связанных с принципами формирования Национального архивного фонда (НАФ), критериями ценности документов, технологиями хранения.

Среди стратегических задач прикладного архивоведения важное место занимает совершенствование организации и управления деятельностью архивных учреждений. К ним относятся:

  • поиск унифицированных форматов, новых методов отбора и регистрации документов;
  • классификация, учет и хранение документов;
  • обеспечение сохранности документов;
  • создание благоприятных условий для использования информационных ресурсов.

 

Особое значение в современных условиях приобретают автоматизированные информационные системы и пути их постепенного внедрения в архивную отрасль.

Очевидно, что пока не будут решены все эти стратегические вопросы, а автоматизированные системы и технологии не будут отвечать всем требованиям поддержки полного жизненного цикла электронного документа, полноценный электронный документооборот в Украине невозможен.

Однако отсутствие электронного документооборота не препятствует использованию автоматизированных систем для решения повседневных задач, связанных с учетом и обработкой документов. Использование СЭД или ЕСМ на предприятиях существенно экономят время и технические ресурсы. А грамотное внедрение технологии помогает найти баланс между затратами при ее покупке (владении) и сэкономленными ресурсами. Ведь правильное применение системы означает, что она работает на владельца, а не владелец на ее содержание.

 

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Игорь Лапин

Автор находит разницу между СЭД и ECM. А разницы та никакой и нет. СЭД это постсовкое название а ECM международное.

Аватар пользователя Александр

Я понимаю что ОСНОВЫ но все рано воды многовато, хотелось бы больше конкретики

Аватар пользователя Антон Загородний

Поддерживаю Александра, воды и штампов многовато. В целом статья читается легко по сравнению с подобными. В качестве Азбуки вполне.

Аватар пользователя Нина

спасибо за ваши отзывы. пишите ваши вопросы и пожелания, постараюсь ответить :)

Аватар пользователя Максим Ильин

Нина, если уж спросило по поводу пожеланий. Желательно больше конкретики и описания вашего личного опыта, так думаю всем будет намного интересней. Идеальное соотношение думаю 30% теории 70% практики и своих мыслей. Но это мое личное пожелание)))

Аватар пользователя Сергей

Хорошая статья. Редко где увидешь понимание, а главное, популяризацию идеи разницы между СЭД и ECM. Зачастую бытуют мнения, выраженные Лапиным И., что в корне неправильно.
Но есть и недочёты. В частности, ECM в статье трактуется только как "платформа". Но это не так. ECM - это стратегии, методы и инструменты, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента, относящихся к процессам организации. Определение не моё :), а международной организации AIIM (www.aiim.org), являющаяся идеологом ECM. Конкретная ИТ платформа - всего-лишь инструмент. И не построить в организации ECM, используя лишь одну составляющую из трёх. Без стратегии и основанных на ней методах управления информацией никак не обойтись.

И ещё, в статье есть фраза "Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная цифровая подпись автора документа". Да, _пока_ это так. Но уже есть новая редакция закона о «Об электронных документах и электронном документообороте», которая вступит в силу 31.10.2014, где ЭЦП _исключён_ из обязательных реквизитов электронного документа.

Аватар пользователя Игорь Семчук

Сергей, как это ЭЦП исключен из обязательных реквизитов СЭД? Дайте ссылку на эту версию закона. Электронный документ без цифровой подписи теряет всяческую значимость и подрывается сама идея электронного документооборота.

Аватар пользователя Роман Николаев

Интересно узнать какие СЭД сейчас наиболее распространены в Украине. Есть у кого статистика по популярности систем электронного документооборота для Украины?

Аватар пользователя Петр

Други посоветуйте где можно почитать об электронно цифровой подписи. Желательно сравнение существующих на рынке ЭЦП. Нужна доходчивая и профессиональная статья. Все что находил через гугл не выдерживает никакой критики.

Аватар пользователя Денис

Советую, для начала, ознакомиться вот с этой статьей http://itexpert.org.ua/rubrikator/item/13394-dokazhi-tsifroy-iuridichesk...
Затем можно ознакомиться, что такое АЦСК...
А ключи можете покупать у любого АЦСК, но есть еще вопрос технический, если используется СЭД.