2

Особенности применения инструментария систем электронного документооборота при проведении совещаний

Аватар пользователя admin
Автор: 

Системный аналитик
Соломонов Виктор Владимирович

В любых организациях или предприятиях довольно часто проводятся различные совещания, на которых в коллегиальной форме путем голосования или лицом принимающим решение, принимаются оперативные или стратегические решения по управлению их деятельностью.

Причем, даже при наличии в организации или предприятии достаточно развитой ИТ-инфраструктуры и/или системы электронного документооборота (далее – СЭД) до оформления и подписания участниками совещания текста документа «Протокол совещания» с принятыми на нем решениями часто проходит больше времени, чем требуется на выполнение некоторых принятых решений. Это происходит из-за отсутствия автоматизированных средств фиксирования хода совещания в реальном масштабе времени и оперативного оформления текста протокола, что существенно снижает эффективность системы ситуационного управления организацией. Объективная необходимость такого контроля обоснована в работах [1 и 2], а необходимость и основные принципы использования СЭД в комплексных системах управления организациями и предприятиями рассмотрены в работе [3].

автоматизация совещаний

Предлагаемый подход к решению этой проблемы базируется на том, что в последнее время в ряде современных промышленных СЭД появились средства активного взаимодействия с другими системами не только на уровне экспорта-импорта данных, но и на событийном уровне путем запуска во внешних системах определенных процедур (сервисов), сообщения о выполнении которых и/или результирующие данные их выполнения в определенных форматах автоматически загружаются в СЭД. Подходы к созданию межпрограммных интерфейсов, управляемых событиями, достаточно глубоко исследованы в работе [4] и ряде других аналогичных работ.

В частности, для решения данной проблемы необходимо обеспечить взаимодействие СЭД с внешней простейшей системой записи звука с одного микрофона на трибуне зала совещаний, которым для выступлений по очереди пользуются все участники совещания, или с более сложными современными сетевыми конференц-системами с микрофонами и наушниками на всех рабочих местах зала совещаний, имеющими сервис-ориентированную архитектуру и соответствующий программируемый интерфейс взаимодействия с внешними системами.

При фиксации секретарем в СЭД хода совещания в реальном масштабе времени должна быть реализована возможность из СЭД запускать и останавливать внешний сервис записи фонограммы очередного выступающего участника совещания с определенного или единственного микрофона, а также автоматически загружать записанный аудио-файл в структуру электронного документа СЭД «Протокол совещания» при создании в нем записи об очередном выступлении. Наличие таких аудио-файлов в структуре электронного документа «Протокол совещания» позволяет сразу после окончания совещания подписать протокол электронными подписями председателя и секретаря совещания и разослать всем участникам совещания а также другим заинтересованным лицам.

При необходимости средствами СЭД можно прослушивать фонограммы выступлений и вручную создавать в структуре протокола соответствующие текстовые файлы для распечатки их в составе бумажного протокола или в виде приложений к нему. Имеющийся опыт показал, что при параллельной работе 2 – 3 квалифицированных операторов со скоростью ручного ввода текстов до 200 – 300 знаков в минуту в системе не появляется очередь файлов фонограмм для обработки, а бумажный протокол может быть полностью готов для подписания через 5-10 минут после окончания записи последней фонограммы.

 

Реализация системы поддержки работы зала совещаний

На ниже приведенной схеме показан пример реализации простейшей системы поддержки работы зала совещаний с одним микрофоном на трибуне для выступлений в виде специализированной подсистемы для создания и обработки документов типа «Протокол совещания» в составе универсальной программируемой СЭД с сервис-ориентированной архитектурой и WWW-интерфейсом, в которой уже имеются другие специализированные подсистемы для создания и обработки таких стандартных для всех современных СЭД типов документов как «Входящий документ», «Исходящий документ», «Приказ», «Поручение», «План» и другие.

Информационная система поддержки работы зала совещаний

 

Использованное программное обеспечение

Документарный сервер eDoclib, являющийся практически ЕСМ-платформой, был выбран для проведения эксперимента по решению поставленной задачи.

Украинская версия eDocLib-U с украино-язычным интерфейсом, поддержкой действующих в Украине законодательных и нормативных актов.

Архитектура eDocLib-U представлена четырьмя слоями.
Первый слой – это полностью «тонкий» клиент.
Второй слой представлен web-сервером.
Третий слой – сервер приложений. На этом уровне есть возможность подключения сторонних приложений.
Четвертый слой обеспечивает работу с базой данных.

архитектура системы электронного документооборота eDocLib-U

Эксперимент по апробированию ECM-платформы eDocLib-U при создании подобной системы проводится в рамках Договора о сотрудничестве Института проблем математических машин и систем НАН Украины и украинской компании «GSA».

 

Взаимодействие информационных систем

Взаимодействия системы принятия решений в зале заседаний с развитыми информационно-аналитическими системами, использующимися для мониторинга деятельности, поддержки принятия управленческих решений и ситуационного управления деятельностью организаций и предприятий может быть реализовано в виде, показанном на данной схеме.

Схема процессов взаимодействия системы электронного документооборота и системы зала совещаний

 

Выводы

Проведенные исследования показали, что можно рекомендовать к реализации предложенный способ подготовки документа «Протокол совещания» в реальном масштабе времени в рамках «Системы поддержки работы зала заседания» на основе СЭД. Ниже описан механизм взаимодействия «Информационной автоматизированной системы» и «Системы поддержки работы зала заседания»:

1. При выявлении в результате мониторинга деятельности организации или предприятия проблемы, требующей обсуждения и принятия управленческого решения, готовится заявка на подготовку «Системы поддержки работы зала заседания» к проведению совещания и назначается лицо, принимающее решение по данной проблеме. Лицо принимающее решение определяет круг экспертов, которые должны принять участие в совещании и координирует их работу с персоналом «Системы поддержки работы зала заседания» по подготовке машинных материалов к совещанию (тексты докладов, презентации, другие иллюстративные материалы, моделирующие программы и необходимые для них данные).

2. В процессе подготовки совещания на основе типового шаблона создается электронный документ «Проект протокола совещания» с определением состава участников, повестки дня и структуры документа для фиксации хода совещания с учетом требований лица принимающего решение к объему фиксируемых в протоколе данных (все ли выступления, вопросы, ответы, предложения и голосования должны быть отражены в протоколе и фонограмме совещания и т.д.). При проведении совещания этот шаблон в реальном масштабе времени заполняется данными о выступлениях со ссылками на файлы их фонограмм и голосованиях секретарем совещания, работающим в СЭД, распечатывается, подписывается секретарем и председателем совещания сразу по окончании совещания и рассылается в электронном виде всем заинтересованным лицам.

3. На основе подписанного документа «Протокол совещания» под руководством лица принимающего решение разрабатывается план реализации решений совещания, в процессе чего может возникнуть необходимость повторных совещаний. Такая же необходимость повторных совещаний по конкретной проблеме может возникнуть и при отрицательных результатах мониторинга реализации утвержденного плана. Поэтому в «Системе поддержки работы зала заседания» должны быть предусмотрены средства проведения цикла совещаний по конкретной проблеме с ведением их истории в БД-Совещание.

 

Литература

1.Морозов А. А., Ященко В. А. Ситуационные центры. Информационные технологии будущего. Киев, СП «Интертехнодрук», 2008, 332 стр.
2. Морозов А.А., Кузьменко Г.Е., Литвинов В.А. Ситуационные центры. Теория и практика. Киев, СП «Интертехнодрук», 2009, 348 стр.
3. Соломонов В.В. Развитие корпоративных систем электронного документооборота. Киев, Корпоративные системы, 2003, №4, стр. 65-68
4. Силич М.П. Интерфейсы АСОИУ (интерактивные системы) Томск, ТУСУР, 2000, 96 стр.
5. Морозов А. А., Косолапов В. Л. Информационно-аналитические технологии поддержки принятия решений на основе регионального социально-экономического мониторинга. Киев, Наукова думка, 2002, 230 стр.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Сергей Валеев

хотелось бы увидеть такую систему в кабмине в паре с полноценной системой электронного документооборота

Аватар пользователя Григорий Владимирович Шпак

Виктор Владимирович, а сколько сие чудо будет стоить?