2

Мобильные возможности современных СЭД

Аватар пользователя admin

Удобство работы пользователя в системе электронного документооборота – непременный залог успешной работы с системой  в целом. Для разработчиков СЭД задача усложняется еще и необходимостью решения такой важной проблемы как настройка интерфейса СЭД в связке с другими используемыми в компании программами коллективной работы, например, Microsoft Outlook и SharePoint. Какие же решения предлагает современный рынок СЭД?

Интеграция с Microsoft Outlook

Microsoft Outlook – де-факто является стандартом в области корпоративной электронной почты. Сам по себе Outlook содержит некоторые средства управления заданиями для самых простых случаев – письмо может быть отмечено для исполнения, можно создать отдельную «задачу». При этом, конечно, никакого детального контроля исполнительской дисциплины Outlook не предлагает – для этого требуются специальные системы. Docsvision, как система с мощным функционалом по автоматизации управления, в том числе через механизм маршрутизации заданий, предлагает богатые возможности по решению подобных задач. При этом от пользователя, в том случае, если он не является делопроизводителем, не требуется даже изучать интерфейс СЭД – с помощью специального клиента Docsvision пользователь может работать с заданиями Docsvision прямо из Outlook. Он может как исполнять выданные ему задания, так и в свою очередь формировать задания своим подчиненным и контролировать их выполнение.

Сегодня не является редкостью также организация совместной работы с помощью корпоративного портала. Лидером в этой области, безусловно, является Microsoft SharePoint. При этом портал не обладает специфической функциональностью СЭД – возможностью гибкой маршрутизации документов и заданий, автоматизации сложных процессов. Более правильным является интеграция портала с корпоративной СЭД. В частности, система Docsvision имеет специальный модуль «Клиент для Microsoft SharePoint», позволяющий получить доступ к объектам и приложениям Docsvision через корпоративный портал в едином интерфейсе SharePoint, что повышает удобство использования СЭД.

Система Docsvision имеет специальный модуль «Клиент для Microsoft SharePoint», позволяющий получить доступ к объектам и приложениям Docsvision через корпоративный портал в едином интерфейсе SharePoint, что повышает удобство использования СЭД.

Отдельно стоит коснуться интерфейса основного клиента СЭД Docsvision - Навигатора. Как и любое корпоративное программное обеспечение, система документооборота обладает большим количеством возможностей, одновременное представление которых в интерфейсе может вызвать непонимание и неприятие у пользователя. Поэтому очень важно, чтобы интерфейс системы был сосредоточен на основных функциях, позволяющих быстро и просто выполнять основные пользовательские сценарии работы. Таковым является, например, Docsvision Навигатор – удобная лента инструментов предоставляет основные функции, набор специальных виртуальных папок-фильтров позволяет получать пользователю информацию, актуальную именно для него. Быстрый доступ к недавно просмотренным документам, а также возможность добавления цветовых меток и определенных документов в «Избранное», позволяет существенно ускорить работу пользователя.

Мобильные приложения  и новый вид интерфеса

Мобильный доступ к системам электронного документооборота важен как руководителям высшего звена, которые в силу занятости не всегда могут просмотреть поступающие им в работу документы со настольного компьютера, так и рядовым сотрудникам. Интерфейс приложений СЭД для мобильных приложений устройств играет особую роль. Огромный функционал СЭД необходимо отфильтровать и уместить на небольшом экране. При этом важен не только дизайн и правильное расположение элементов. Основной залог удобной работы с мобильного устройства – точная реализация необходимых сценариев работы пользователей именно для мобильных устройств. На основе оптимальных сценариев проектируется интерфейс, обеспечивающий быстрый доступ к функциям, что определяет эффективность их выполнения. 
В линейке мобильных приложений для Docsvision сегодня присутствуют два мобильных продукта: Ассистент для Docsvision 4.5 для Android и Docsvision Топ-Менеджер для iPad.
Docsvision Топ-менеджер для iPad это полностью отдельное рабочее место руководителя, поддерживающее все стандартные задачи менеджмента. Приложение обладает функционалом работы с поручениями, контроля исполнения, ознакомления и согласования документов. 

Пользователю приложения Ассистент для Android предлагается четыре папки с основными видами заданий:  «В работе», «Завершенные», «Сообщения». В каждой папке пользователь может посмотреть задание и документы, с ним связанные, и видит основные реквизиты задания: автор, срок исполнения, статус, знак наличия вложенного файла в задание и признак высокой срочности. Приложения обеспечивают получение уведомлений о ходе процессов, поступлении новых документов и заданий посредством виджета. Важно, что все приложения работают как on-line, так и при отсутствии связи с сервером Docsvision, что делает решение идеальным инструментом при частых командировках. 

Мнение эксперта

Алексей Моренец, аналитик компании А6

Я считаю, что главным преимуществом Docsvision – является постоянное развитие и
усовершенствование системы. Разработчики системы непрерывно следят за технологическими
новшествами и тенденциями в сфере информационных технологий и в кратчайшие сроки реализуют
их в новых версиях системы. Очень много внимания уделяется замечаниям и пожеланиям
пользователей по функциональности, быстродействию, совместимости, интегрируемости системы.
Огромная часть работы проводится относительно совместимости с прежними версиями, чтобы в
будущем с минимальными потерями осуществлять переход на следующие версии.

Усовершенствования касаются всех аспектов системы: постоянно улучшается и повышается
дружественность интерфейса, добавляются новые средства быстрой разработки и инструменты для
визуального конструирования, позволяющие выполнять настройку системы для пользователей
Docsvision без использования программирования.

При этом программисты не остаются без работы. Внедренная объектная модель, простые в
использовании «визуальные» конструкторы, доступные языки программирования C# и Visual
Basic — всё это существенно облегчает написание эффективного кода и предоставляет фактически
неограниченный полет фантазии при реализации тонко настраиваемых задач заказчика.

Отдельно радует расширение интеграционных возможностей Docsvision. В частности, тесная
интеграция с почтовым клиентом Microsoft Outlook и наличие клиента для мобильных устройств.
А интеграция с Microsoft Sharepoint создает из двух сложных систем простую базу для совместной
работы с документами компании. В результате такой интеграции расширяется функционал при
помощи гибких настроек бизнес-процессов, а пользователю нет необходимости погружаться в логику
внутренней организации работы документооборота.

Активное развитие говорит о серьезных планах разработчиков и является гарантией долгой жизни
системы, что характеризует Docsvision как хорошую инвестицию в автоматизацию управленческих
процессов заказчика.

Автор: Алексей Маргонь

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии