2

Электронный документооборот в агрокомплексах. Обзор возможностей

Аватар пользователя admin

Электронный документооборот крупной аграрной компании, несмотря на специфику аграрного бизнеса, мало чем отличается от документооборота любого другого крупного предприятия. Как и в других сферах управления, главными задачами внедрения электронного документооборота в агросекторе являются сокращение времени на систематизацию, обработку, поиск и исключение возможности утери документа.

Помимо выше описанного, построение электронного документооборота позволяет создать единное информационное пространство и реализовать целый ряд возможностей, улучшающих процесс управления агрокомпанией:

  • Повышение эффективности обработки информации
  • Повышение исполнительской дисциплины персонала
  • Упрощение процесса взаимодействия с контрагентами
  • Повышение оперативности управления.
  • Уменьшение риска утечки коммерческой информации
  • Улучшение контроля эффективного использования ресурсов
  • Централизация процесса накопления и управления знаниями

 

Повышение эффективности обработки информации
Потоковое сканирование и оцифровка бумажных документов уменьшает возможность утери первичных документов, приказов, служебных записок, технической документации,а создание единого информационного пространства на базе электронного документооборота исключает необходимость дублирования данных в разных системах.

Повышение исполнительской дисциплины персонала
За счет четкой регламентации электронный документооборот сокращает время простоев в рассмотрении и согласовании документов, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину административного и руководящего персонала агрофирмы.

Упрощение процесса взаимодействия с контрагентами
Переход на электронный документооборот значительно упрощает взаимодействие между контрагентами (агрокомпаниями, агротрейдерами, поставщиками удобрений и мототехники)и, более того, позволяет серьезно экономить время и средства на ведении хозяйственной деятельности.

Интеграция финансовых, складских и бухгалтерских систем с системой электронного документооборота создает единое информационное поле компании с возможностью реализации унифицированного хранилища взаимосвязанных документов (приказ, договор, счет, акт и т.д).

Повышение оперативности управления

Внедрение электронного документооборота значительно повышает оперативность управления компанией, позволяет руководителям оперативно согласовывать и подписывать договора в удаленном режиме как с ноутбука, так и с личного мобильного устройства (iPad, планшет, смартфон).

Уменьшение риска утечки коммерческой информации

Создание и утверждение документов в электронном виде с ограниченным, четко регламентированным кругом согласователей уменьшает риск утечки коммерческой информации за счет отсутствия промежуточной распечатки документов на бумажные носители, а электронно-цифровая подпись сводит к «нулю» возможность подделки документа третьими лицами.

Централизация процесса накопления и управления знаниями

Накопление, систематизация и обеспечение оперативного доступа к информации, необходимой персоналу для решения их должностных задач, сокращает затраты рабочего времени на обучение новых сотрудников и обеспечивает более эффективное использование рабочего времени опытных специалистов.

Заказная разработка или готовое решение?

Построение системы электронного документооборота в компаниях аграрного сектора, как впрочем и в любой другой отрасли, можно реализовать двумя путями, первый путь — это заказать разработку системы электронного документооборота с «нуля», второй путь — это провести внедрение уже готового тиражного решения.

У каждого из путей есть свои преимущества и недостатки.

Преимуществом заказной разработки является абсолютно уникальная, специально разработанная под заказчика система с уникальным дизайном и структурой.

Недостатки заказной разработки — длительный срок разработки, высокие риски связанные с качеством создаваемого решения, его возможной «сыростью», «необкатаностью», а также возможным наличием большого количества ошибок. Впрочем все эти недостатки могут быть решены на этапе тестирования и доработки системы.

Преимущество использования тиражного решения: скорость внедрения, надежность системы, гарантированная компанией-производителем, проверенная работоспособность функционала системы.

К тому же, в современных тиражных решениях добавление специфических,присущих лишь аграрным компаниям схем документооборота в большинстве случаев можно добиться настройкой уже готового «коробочного» решения без необходимости привлекать программистов.
Недостаток тиражного решения — это невозможность полной переработки интерфейса под требования заказчика (точнее — возможно, но это уже будет заказная разработка).

В большинстве случаев компании выбирают использование тиражных решений с небольшой кастомизацией и настройкой под свои потребности.

Автор: Алексей Маргонь

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Мороз Виталий

Недостатки заказной разработки — ..... «сыростью», «необкатаностью». Это если вам студент на коленке пишет, в солидной компании сделаю продукт полностью под вас, а багов будет намного меньше чем в коробке

Аватар пользователя Андрей

Коробка есть коробка