2

Электронные документы в облаках: достоинства и недостатки

Аватар пользователя admin

Большинство ИТ-экспертов единогласно говорят, что будущее — за облачными технологиями. Тенденция перехода программного обеспечения в «облака» становится все более популярным трендом, со временем перерастающим в основное направление развития информационных технологий.

 

Процесс перехода в «облака» можно сравнить с началом эры мобильных телефонов. Раньше людей полностью устраивали стационарные телефоны, а мобильный телефон воспринимали как нечто экзотическое и совершенно ненужное простому человеку. Тогда думали так: «Зачем мне нужен мобильный телефон, если у меня есть стационарные телефоны дома и на работе? Зачем носить с собой еще один телефон, у которого, к тому же, еще может в процессе разговора сеть батарея?»

Но за последнее десятилетие наша точка зрения на мобильность сильно изменилась. Каждый из нас уже не представляет свою жизнь без мобильного телефона  и возможности постоянно быть на связи со своими родными, друзьями, бизнес-партнерами.
Облачные технологии проходят точно такой же путь. Если еще 4 года назад о размещении программного обеспечения в «облаках» говорили как о чем-то довольно далеком и непонятном, то сегодня с повышением мобильности множество бизнес-руководителей уже всерьез задумываются о построении «облачной» информационной системы.

Свет в «облаках»

Для понимания роста популярности облачных технологий необходимо рассмотреть основные преимущества, которые они предоставляют современному бизнесу.
Снижение первоначальных инвестиций в ИТ-инфраструктуру. Организации не требуется покупать серверное оборудование,программное обеспеченние и ряд других компонентов ИТ-инфраструктуры.

Простота масштабирования. С развитием организации и объемов обрабатываемой информации заказчику нет необходимости закупать дополнительное дорогостоящее оборудование, ему достаточно просто арендовать дополнительное место в «облаке». При снижении потребности в ресурсах достаточно сократить объем арендованных ресурсов.

Разницы между уровнем безопасности офисных и «облачных» серверов нет, а зачастую в «облачных» дата-центрах служба информационной безопасности организованна даже на более высоком уровне

Надежность. Система, размещенная в «облаках», на защищенных серверах с поддержкой регулярного резервного копирования и круглосуточной технической поддержкой, зачастую в разы надежней и безопасней локальной ИТ-инфраструктуры.

Доступность. Использование «облачных» решений предоставляет практически безграничные возможности для совместной работы благодаря высокой гибкости и доступностью «облачных» решений.

Благодаря развитию «облачных» сервисов на рынке начали появляются «облачные» системы, предназначенные для организации совместной работы как для крупных компаний, так и для среднего бизнеса. Набор «облачного» программного обеспечения уже сейчас достаточно широк и разнообразен, но наиболее интересными для бизнеса являются программные продукты типа ВРМ, способные если и не полностью, то в большой степени закрыть потребность компаний в информатизации.

Тучи в «облаках»

Но не все так светло и радужно. Бизнес-структуры хоть активно и присматриваются к «облачным» сервисам, все же не спешат на них переходить. Например, об «облачных» СЭД разговор идет уже больше двух лет, но до сих пор массового использования электронного документооборота в «облаках» не наблюдается. Одна из причин такого положения дел — неспешность производителей систем электронного документооборота к разворачиванию своего программного обеспечения в «облаках», например, единственной на сегодняшний день представленной в Украине есm-системой, работающей в «облаках», является EOS for SharePoint.

Вторая причина, тормозящая массовый переход электронного документооборота в «облака», это недоверие основных пользователей систем электронного документооборота к безопасности и защищенности дата-центров.
Боязнь утечки внутренней информации ясна и в некоторых случаях вполне справедлива. Но, если посмотреть на ситуацию с безопасностью непредвзято, то возникает вопрос: намного ли безопасней размещение информации на сервере заказчика? Готова ли ИТ или служба безопасности гарантировать 100% безопасность хранящихся на внутренних серверах данных? Практика показывает что НЕТ, не готова.

Как правило, разницы между уровнем безопасности офисных и «облачных» серверов нет, а зачастую в «облачных» дата-центрах служба информационной безопасности организованна даже на более высоком уровне, чем во многих компаниях среднего бизнеса.

К тому же, все вопросы, связанные с обеспечением информационной безопасности, можно решить заранее, закрепив их в договоре, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем и качество получаемых услуг (SLA — service level agreement).

В качестве Послесловия

В действительности задуматься о размещении систем электронного документооборота в облаках стоит, если:

  • в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. «Облачные» сервисы дают возможность быстро и эффективно автоматизировать управление документами, с более низкими затратами и значительной экономией на построении собственной ИТ-инфраструктуре;
  • в бизнесе компании происходят постоянные изменения. Использование системы электронного документооборота из «облака» значительно уменьшает расходы на закупку и управление программным обеспечением, а изменения и обновление системы происходят единовременно и не требуют дополнительной оплаты для клиента;
  • компания не хочет тратить деньги и время на выполнение работ по внедрению и настройке системы электронного документооборота. Выбирая СЭД в «облаке», заказчик видит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а сроки внедрения будут значительно меньше, чем при локальном разворачивании системы.

Переход на «облачные решения» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить ли серверы и ПО у себя, воспользоваться ли «облачным» сервисом или избрать гибридную модель, есть всегда.

Автор: Ирина Коноплянко

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Александр Данько

Я не верю в безопасность данных в облаках. Ни один дата центр не возьмет на себя материальную ответственность в случае утечки информации

Аватар пользователя Дмитрий Роденко

В случае сбоев или отказов в работе сервиса, дата-центр несет материальную ответственность в размерах указанных в эгрименте