2

Автоматизация договорной работы фармацевтической компании на примере проекта «Империя-Фарма»

Аватар пользователя admin

Автоматизация договорной работы в фармацевтической компании

Согласование и учет договоров одна из наиболее часто используемых функций документооборота. Сегодня у нас есть возможность рассказать нашим читателям об автоматизации этой части делопроизводства на примере реального проекта по построению системы электронного документооборота в фармацевтической компании «Империя-Фарма».

О компании «Империя-Фарма»

«Империя-Фарма» российская фармацевтическая компания основанная с 1996 году и за 17 лет существования прошедшая путь от небольшого предприятия до лидера отрасли.
На сегодняшний день компания входит в десятку крупнейших Российских компаний специализирующихся на оптовой торговле лекарственными и фармацевтическими препаратами. Персонал компании составляет 860 человек, в состав компании входит 7 филиалов и 32 представительства работающих в различных регионах и федеральных округах Российской Федерации.

Территориально распределенная структура компании и наличие большого количества представительств приводит к большому объему потока документов, а необходимость дистанционной работы с документами между филиалами представительствами и центральным офисом потребовало внедрения автоматизированной системы управления документами.

Проект внедрения системы электронного документооборота стал логичным продолжением процесса автоматизации управления корпоративным контентом, в рамках которого в компании уже был развернут корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint 2010.

Исходя из того, что компания уже имела опыт работы с платформой SharePoint, в качестве системы электронного документооборота специалисты компании «Империя-Фарма» выбрали EOS for SharePoint, решение интегрированное с корпоративным порталом и позволяющее создать  единую среду управления корпоративным контентом на базе Microsoft SharePoint.

Процесс реализации проекта

Учитывая, что структурообразующим процессом корпоративного документопотока «Империя-Фарма» является работа с договорами различного типа (закупки,подряда, поставки и т.д.), первым для реализации в системе электронного документооборота был выбран бизнес-процесс подготовки и согласования договоров. Автоматизация процесса работы с договорами позволяла включить в работу с системой широкий круг пользователей и получить быстрый позитивный бизнес эффект от проекта построения системы электронного документооборота.

Тесное взаимодействие конечных пользователей с группой внедрения системы — залог успешности проекта

Здесь необходимо отметить, что для максимально быстрой адаптации решения к специфике бизнес-процессов фармацевтической компании, уже на подготовительном этапе в команду проекта были включены специалисты из разных функциональных подразделений компании «Империя-Фарма». Привлечение руководителей всех заинтересованных подразделений к проектной группе является очень важной составляющей успешности всего проекта.

Проектная группа провела обследование бизнес-процесса работы с договорами. По итогам этого исследования была создана модель подпроцессов, описана архитектура, определенны способы доступа к документам различных категорий пользователей. В результате выше описанных действий была проведена оптимизация бизнес-процессов и включение их в систему электронного документооборота.

этапы внедрения системы электронного договора в фармацевтической компании

Отличительная черта делопроизводства компании «Империя-Фарма» — довольно большое количество маршрутов согласования договоров. Эта особенность объясняется значительным разнообразием типов договоров (договора поставки, договора закупки, договора на оказания услуг, договора на реализацию государственных и муниципальных контрактов). Проведя обследование маршрутов, была инициирована унификация процессов и разработано несколько универсальных маршрутов, позволяющих гибко подстраиваться под различные проекты договоров.

Следующим этапом воплощения проекта стал выбор способа реализации договорного документооборота в системе и согласование функционала с представителями бизнес.

Утвердив функционал и сценарии согласования, началось разворачивание и настройка системы электронного документооборота, оптимизация работы интранет портала и тестирование системы рабочей группой.
Далее система была запущенна в промышленную эксплуатацию, одновременно созданы регламенты работы с СЭД и портальным решением.

Говоря о востребованности системы, ИТ директор фармацевтической компании «Империя-Фарма» Александр Назаров отмечает: «Число пользователей, подключаемых к системе, постоянно росло. Сотрудники с удовольствием использовали систему, поскольку предыдущая практика отсылки документов в бумажном виде на согласование очень тормозила и усложняла процесс.Изначально речь шла о 20 рабочих местах,однако к концу тестовой эксплуатации число их выросло до 100».

Интеграция корпоративных систем

На момент запуска системы электронного документооборота EOS for SharePoint, ее интеграция с другими системами компании не проводилась. Зато был произведен одномоментный обмен данными по контрагентам между системой электронного документооборота и бухгалтерской системой 1С.

Итоги и перспективы

Автоматизация договорной работы упростила процесс работы с договорами и сократила затраты рабочего времени.

Пользователи системы избавились от необходимости постоянно отслеживать на каком этапе согласования находится договор и кому дальше его нужно передать на согласование. Благодаря заложенным в систему маршрутам прохождения договора, рассылка документов происходит автоматически, а пользователь всегда может в системе получить актуальную информацию о месте нахождения документа и о его статусе (не согласован, подписан,утвержден и т.п.). Система также осуществляет контроль за сроками согласования и оповещает о актуальности документов.

Теперь все проекты договоров «Империя-Фарма» формируются и согласовываются исключительно в электронном виде.

После успешного прохождения процесса согласования печатается бумажная версия договора вместе с листом согласования. Поскольку лист согласования уже содержит все необходимые визы согласующих, выгруженные из системы, то необходимости в сборе рукописных подписей нет. Вывод на печать осуществляет ответственный сотрудник. Бумажный документ идет на подпись к директору, обретает силу документа и регистрируется в СЭД как самостоятельный полноценный договор.

Автор: По данным пресс-службы компании ООО «Электронные Офисные Системы»

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии