2

Фармацевтическая компания Actavis запустила в работу электронную систему взаимодействия с клиентами

Аватар пользователя admin

Система электронного документооборота на SharePoint  в фармацевтической компании

Фармацевтическая компания  «Актавис Украина» запустила в работу систему электронного документооборота реализованную на базе платформы Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Созданная система является эффективным инструментом для улучшения качества сопровождения и управления товарно-денежными взаимоотношениями компании с сетью дистрибьюторов фармацевтической продукции. Функциональные возможности системы электронного документооборота в компании  «Актавис Украина» позволяют в электронном виде поддерживать базу всех контрагентов, вести учет договоров о сотрудничестве, фиксировать потоки платежей по ним, а также осуществлять проверку и подтверждение выплат.

Actavis – одна из ведущих фармацевтических компаний на рынке Украины. Налаженная за 10-летний период работы система сотрудничества с крупнейшими дистрибьюторами предполагает наличие большого количества финансовой документации.

Отсутствие единой базы учета партнеров и хранения документов, регламентирующих взаимодействие с ними, способствовало возникновению ряда проблем для компании. Финансово-административному отделу приходилось собирать необходимые данные по телефону и электронной почте, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников, а также повышало риски утери документов и несоблюдения сроков оплат. 

Электронная система документооборота, пришедшая на смену ручному способу управления, позволила значительно повысить уровень оперативности взаимодействия как внутри компании, так и с партнерской сетью.

Система состоит из взаимосвязанных между собой баз данных контрагентов и документов, регламентирующих финансовые взаимоотношения компании с ними. В момент возникновения взаимоотношений с новым партнером данные о нем фиксируется в системе. Каждый заключенный компанией Actavis договор о сотрудничестве регистрируется и связывается в системе с соответствующим контрагентом. В дальнейшем все платежи за предоставленные партнерами услуги и реализованные товары связываются с соответствующими договорами. Информация в базах данных фиксируется в соответствующих карточках контрагентов, документов и платежей с возможностью прикрепления скан-копий и файлов документов.

При внесении в базу каждый контрагент, договор и заявка на оплату платежей проходят несколько этапов верификации и согласования ответственными сотрудниками по автоматически заданным маршрутам. Процесс согласования осуществляется последовательно участниками каждого этапа. При этом система осуществляет поочередное назначение задач пользователям и рассылку уведомлений на электронную почту.  

История всех согласований отображается в карточке контрагента, договора и заявки на осуществление платежа.

Практически с первых дней работы с новой системой пользователи отмечают преимущества автоматизации финансового документооборота, что лучшим образом отразилось как на взаимоотношениях с партнерами, так и на эффективности работы «Актавис Украина» в целом.

Реализованная система позволила облегчить и ускорить поиск необходимой документации и информации, уменьшив нагрузку на всех участников процесса сопровождения договорных отношений. Среди положительных эффектов также необходимо отметить повышение уровня коммуникацию с партнерами и подрядчиками компании. Значительно снижен риск нарушения сроков выполнения задач и, как следствие, риск возникновения штрафных санкций.

Источник информации: Lizard Soft

 

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии