2

Когда электронный документооборот заменит бумажный?

Аватар пользователя admin

Цифровая подпись, юридический значимый электронный документооборот, обмен электронными договорами с контрагентами – все это доступно и работает уже сегодня.  Но, несмотря на это глобального перехода на  электронный документооборот так и не произошло. На вопрос почему мы попытаемся ответить в этой статье.

Когда электронный документооборот заменит бумажныйМир меняется очень быстро –  книги и газеты переходя в электронные форматы, записные книжки и блокноты уходят в прошлое и вместо них используются смартфоны и планшеты. И на фоне такого торжества цифровых носителей информации документооборот в корпорациях и государственных учреждениях по прежнему мало изменился за последние 30 лет и остается самым крупным «потребителем» бумажных документов.
Для того, что бы подтолкнуть развитие электронного документооборота и минимизировать количество бумажных документов, во всем мире активно принимаются законы, уравнивающие права электронного и бумажного документов.

Электронные информационные системы раскрывают большие возможности по созданию «безбумажного» офиса. Цифровая подпись, обмен с контрагентами договорами и счетами-фактурами в электронной форме, электронные архивы, системы электронного документооборота в «облаках» - все это возможно уже сегодня.

В чем суть электронного документа?

Понятие электронный документ  и информация в электронном виде не равнозначны. Главное различие между ними в том что у электронного документа всегда есть владелец – а это значит что у электронного документа обязательно должны быть такой атрибут как авторство с привязкой к конкретному физическому или юридическому лицу и гарантия неизменности документа.

Практический, в любом управленческом процессе документ, это основа операционной деятельности, в независимости от того составлен он в бумажном или электронном виде. А одно из преимуществ электронного документа перед бумажным, способность практический мгновенно передавать его в любое подразделение компании, офис или филиал.
Ускорение скорости передачи документов напрямую влияет на эффективность ведения бизнеса. Особенно активно электронный документооборот развивается в отраслях, где скорость принятия решений и обмена информацией критична для жизнеспособности бизнеса (банки, финансовые, транспортные компании), и значительно отстает в развитии в отраслях с высокой инерцией (государственные услуги).

Как обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Активное развитие электронного документооборота несет с собой как огромные преимущества так и новые проблемы.
Одна из проблем, это долговременное хранение документов. Конечно, вы можете сохранить документ на жесткий диск или флешку, но кто знает, что произойдет с этими носителям информации через несколько лет. Например, попробуйте сегодня найти устройство способное прочитать 5-дюймовую дискету!
И вопрос тут не только в быстром моральном устаревании «железа», но и в эволюции форматов электронных документов.
Для решения этих проблем, для обеспечения долговременного хранения электронных документов используются специальные электронные архивы.
Использование электронных архивов позволяет обеспечить сохранность документов, сохраняет возможность работы со старыми сертификатами ЭЦП, преобразовывать форматы документов, упростить процесс миграции электронных документов.

Что такое база знаний?

Возможности информатизации и современных систем электронного документооборота не ограничиваются исключительно функциями обмена и согласования документов, они предоставляют организации также возможность сохранения и приумножения интеллектуального капитала сотрудников.
Знания специалистов компании отображаются в создаваемой или информации и документах, которые сохраняются в системе и формируют базу знаний компании.
Благодаря внедрению электронного документообороту, становится значительно более простым накопление, поиск  и повторное использование как коммерческой, так и  проектной документации. Формирование базы знаний это важный шаг к организации эффективного менеджмента в эпоху экономики знаний.

Так почему же все еще не перешли на электронный документооборот?

В второе десятилетие  21 века украинские компании вошли с новой современной техникой позволяющей легко и быстро печать множество документов и разветвленной интернет сетью способной мгновенно передавать информации в любую точку страны, но не смотря не новые технологии бизнес процессы и управленческое мышление у большинства руководителей остались на уровне 90-х.
И лишь переориентация бизнес процессов на новые информационные технологии откроет дорогу к массовому переходу на электронные документы.

Автор: Ирина Коноплянко

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии