2

Управление бизнес-процессами предприятия

Аватар пользователя admin
Автор: 

Бизнес-аналитик
Казиева Нина

26 сентября 2014 г. в Киеве состоится третья всеукраинская конференция, посвященная возможностям одного из наиболее востребованных продуктов Microsoft – платформе SharePoint. В этом году организаторы SharePoint Conference Ukraine 2014 постарались уделить внимание рассмотрению преимуществ SharePoint не только на практических примерах уже реализованных систем (иными словами с точки зрения конечных пользователей), но с теоретической стороны. Своим опытом, взглядами и виденьем теоретических аспектов автоматизации бизнес-процессов поделятся практикующие аналитики Украины.

Нина Казиева, бизнес-аналитик и практикующий тренер в сфере системного бизнес-анализа с 15-летним опытом, расскажет различных подходах и методологиях по управлению и автоматизации бизнес-процессов, в том числе и с помощью SharePoint.

Бизнес-процессы. Их классификация и назначение

По определению ИСО 9000:2005, процесс — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы. Конечно, можно использовать и другие, более простые и понятные определения, однако, они все сводятся к тому, что любой бизнес-процесс направлен на достижение определенного результата, и этот результат можно увидеть, измерить и посчитать, как например: прибыль, сокращение расходов и тд.

Классификация бизнес-процессов

По отношению к клиентам процессов:

  • внешние процессы, имеющие вход и/или выход за пределы предприятия;
  • внутренние  процессы, которые полностью находятся в рамках предприятия.

 

По отношению к получению добавочной стоимости:

  • Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием бизнеса. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
  • Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
  • Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка.
  • Процессы Развития  процессы, в ходе которых выполняются исследования и проводятся работы по развитию бизнеса.

 

По уровню подробности рассмотрения (декомпозиция):

  • верхнего уровня;
  • детальные;
  • элементарные (операции, не требующие более детального описания).

 

Модели бизнес-процессов

Любой процесс можно представить в виде бизнес-модели или функциональной модели. Построение функциональных моделей всегда происходит с учетом следующих факторов:

  • Вход процесса  ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса или инициирующий выполнение бизнес-процесса.
  • Выход  результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.
  • Участники  все, кто берет участие в бизнес-процессе
  • Ресурсы  информация, финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, ПО, необходимые для выполнения бизнес-процесса.
  • Потребитель (заказчик)  субъект, получающий результат бизнес-процесса.
  • Этапы  последовательность действий (событий) при выполнении бизнес процессов.

 

Построение функциональной модели предполагает необходимость рассматривать все этапы: от моделирования бизнес-процессов (разработка модели «как есть», её анализ, разработка модели «как надо») и разработки и реализации плана перехода к состоянию «как надо».

Автоматизация бизнес-процессов

Позволяет предприятию одновременно решить такие задачи как:

  • ускорение выполнения задач бизнес-процессов;
  • снижение затрат времени и ресурсов;
  • эффективная управляемость потоками информации.

 

На современном ИТ рынке предлагается большое количество разнообразных технологий различных классов, реализующих определенную стратегию бизнеса и предназначенных непосредственно для автоматизации бизнес-процессов предприятия, например:

  • ERP (Enterpris Resours Planning)
  • CRM (Castomer Relationship Management)
  • ECM (Enterprise Content Management)
  • и т.д.

 

Автоматизация бизнес-процессов в ЕСM

Рассмотрим, на примере технологий класса Enterprise Content Management, которая предназначена для управления информационными ресурсами предприятия.

По определению Gartner, ECM это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.

Gartner определяет современные ECM-системы, реализующие такие ключевые компоненты:

  • Управление документами  экспорт/ импорт, контроль версий, безопасности и службы библиотек для деловых документов;
  • Управление образами документов (Document Imaging)  размещение, преобразование и управление бумажными документами;
  • Управление записями  долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • Управление потоками работ (Workflow)  поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
  • Управление веб-контентом (WCM)  автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
  • Управление мультимедиаконтента (DAM)  управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флэш-баннерами, рекламными роликами;
  • Управление знаниями (Knowledge Management)  поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration)  совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

 

Таким образом, технология ЕСМ обеспечивает полную поддержку для функционирования бизнес-процессов в единой информационной среде.

Использование платформы Microsoft SharePoint для автоматизации бизнес-процессов организации

Одним из самых ярких представителей технологий класса ЕСМ является платформа SharePoint разработки Microsoft. Если пронаблюдать всю эволюцию SharePoint, можно увидеть, что платформа развивалась не только как инструмент для автоматизации бизнес-процессов, а и в направлении организации эффективного информационного окружения при автоматизации этих процессов.Так же много внимания разработчик уделил средствам прототипирования.

При настройке процессов в SharePoint можно обойтись встроенными инструментами платформы, без привлечения разработчиков.

Эта возможность представлена в SharePoint двумя инструментами: стандартные рабочие процессы, которые входят в поставку самой платформы и SharePoint Designer. С помощью этих инструментов, возможно построить прототип бизнес-процесса, и что крайне важно, этот прототип имплементируется в живую функционирующую систему с ее ограничениями и возможностями. Такие прототипы понятны не только аналитикам и разработчикам, а и непосредственным заказчикам, что в свою очередь поднимает эффективность прохождения процессов согласования требований к модели процесса.

Следует отметить, что в случае работы с простыми процессами, без множества сложных условий, стандартными настройками или SharePoint Designer практически можно обойтись, не привлекая к реализации разработчика. Так, например, с помощью SharePoint Designer нашей аналитической группой были автоматизированы ряд маленьких процессов по организации коммуникаций между структурными подразделениями в одной крупной компании.

При построении сложных процессов, конечно, не обойтись без разработчика. И здесь уже практически нет границ: SharePoint предоставляет богатейшие возможности и заготовки по автоматизации больших процессов, с рядом ограничений, которые могут быть связаны и с политиками безопасности компании, и бизнес-правилами в части управления информационными потоками, а также информационным окружением самих автоматизируемых процессов.

Кроме этого, с помощью SharePoint можно автоматизировать сквозные процессы, которые проходят по разным системам, при этом, SharePoint будет организовывать поток задач связывая разнородные источники информации. SharePoint также может реагировать на получение данных из других систем и, на основе полученной информации, стартовать свой изолированный процесс. Здесь следует отметить, что выполнение всех задач фиксируется в достаточно удобном журнале задач процесса, который начиная с SharePoint 10, уже отображался в виде блок-схем с участниками в браузере, что крайне удобно для руководящего и контролирующих звеньев предприятия.

Аналитика SharePoint хорошо справляется с анализом данных и обладает удобным инструментом визуализации аналитической информации

Также уместно отметить и аналитику SharePoint. Аналитика, не смотря на то, что SharePoint не является BI системой, достаточно хорошо справляется с анализом данных и удобным выводом аналитической информации в виде данных или графиков. Она может быть организована в разных срезах стандартными средствами, но, что крайне важно и удобно, это то, что SharePoint умеет общаться с другими хранилищами данных вне зависимости от того, с помощью каких технологий эти хранилища реализованы. Так, на одном уже завершенном проекте, SharePoint для получения данных, обращался к хранилищ данных, организованному на Oracle Database. После получения данных из хранилища, SharePoint сравнивал с определенными данными в своей СУБД и уже в ходе выполнения процесса отображал актуальную отчетность в on-line режиме. Такой подход позволил быстро продемонстрировать узкие места в бизнес-процессе, что в дальнейшем сказалось на улучшениях уже проведенной реализации и свою очередь повлияло на время, затраченное на проект.

В завершении хотелось бы отметить, SharePoint безусловно является мощнейшим инструментом с богатыми возможностями для автоматизации бизнес-процессов и не зря занимает лидирующие позиции на мировом рынке. Однако, даже самый мощный инструмент будет работать с ошибками и не принесет ожидаемый результат, если нарушать его философию при разработке и использовать его не по назначению.

Подобные примеры особенно часто проявляются при проведении аудитов целевого использования систем. В таких случаях, как правило, фиксируются факт нецелевого использования системы и рекомендации по привлечению профильных специалистов. Похожая ситуация, к слову сказать, происходит со многими системами, а не только с SharePoint и приводит она к некорректной работе системы с большими затратами на поддержку, о развитии в таких случаях даже и речи быть не может. Поэтому повторюсь в рекомендациях: для корректной работы системы и оптимизации процессов крайне необходимо присутствие профильных специалистов.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Горобец Сергей

Статье не хватает цельности. По сути - "кусочки" из теории по BPM и ECM + реклама Sharepoint. Причём главный блок - именно реклама, первая часть - так - вступительнная слово :)
Как следствие, качество "вступительной" части - низкое, например, тема "Автоматизация бизнес-процессов в ЕСM" не раскрыта совершенно - определения ECM для этого совершенно недостаточно!
Статья не понравилась :( Тем печальнее, что я с удовольствием читал предыдущие статьи автора на этом же ресурсе.

Заметил тенденцию - автор пишет статьи ("Система электронного документооборота на предприятии: Основы", "Что такое электронная цифровая подпись и для чего она нужна?", эта статья - в части опичания БП) в стиле "ликбез". Причём пишет хорошо. Предложение администраторам сайта - может сделать отдельный "пункт меню", где-то между "Аналитика" и "Практика", где размещать подобные статьи?

Аватар пользователя admin

Сергей спасибо ваш комментарий. Обязательно расмотрим ваше предложение по созданию нового раздела.

Аватар пользователя Михаил

Видел выступления Нины на SharePoint конференции в гостиницы Русь. Скажу прямо ее доклады там были одни из лучших, описанный Ниной опыт по внедрению систем электронного документооборота тоже очень впечатляет

Аватар пользователя Тарас Мацкив

Поддерживаю Сергея. itvesti.com.ua необходимо развиваться и добавлять новые разделы хотелось бы видеть больше разнообразной информации по ИТ системам и проектам.

Аватар пользователя Виталий Коган

Коллеги кто может подсказать облачную и не дорогую систему для школы языков. Из функционала интересует: он-лайн расписание, учет рабочего времени преподавателей, учет учеников и своевременности оплаты, учет скидок и бонусов, личный кабинет учителя, личный кабинет ученика. Повозможности интеграция с сайтом на WordPress. Цена системы не более 250 грн. в месяц