2

Система электронного документооборота: 5 задач на будущее

Аватар пользователя admin
Автор: 

Тарас Коломицев,
эксперт-аналитик по автоматизации бизнес-процессов

Когда вы выбираете систему электронного документооборота — нужно смотреть в будущее.  С выбранной платформой вы будете работать ближайшее время (от 5 до 10 лет). Поэтому при ее выборе обращайте внимание не только на цену и текущие функциональные возможности, но и на возможности дальнейшего развития на протяжении ближайших 10-ти лет.

Мой совет — «не будьте близоруким при принятии решения». Проанализируйте насколько легко ваша ECM платформа решит пять нижеописанных задач, которые перед вами поставит бизнес в ближайшее время.

 

Работоспособность на мобильных устройствах

Популярность мобильных устройств растет с каждым днем. Еще год-два и человека без планшета будет также трудно найти, как сейчас человека без мобильного телефона.  В ситуации когда 99% сотрудников оборудованы мобильными устройствами ИТ-департаменту будет тяжело объяснить почему столь важная и необходимая в работе система как система электронного документооборота не работает на столь любимом ТОП-менеджером IPad или Android планшете.

При выборе СЭД отдавайте предпочтение системам работающим на мобильных устройствах.

 

 

Интеграция системы электронного документооборота с СRM и ERP системами

Если в вашей компании работает ERP или СRM система и сейчас вы занимаетесь процессом выбора и внедрения ECM системы, то знайте — интеграция систем всего лишь вопрос времени. Рано или поздно руководство поставит перед CIO вопрос об интеграции корпоративных систем и лучше если ваша ECM платформа будет способна к интеграции с наименьшими затратами по ее доработке.

Интеграция ERP, СRM и ECM-систем обеспечивает наилучшую поддержку бизнес-процессов компании через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др.

Например, при помощи системы электронного документооборота внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая документарная информация: инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В таком случае ECM выступает в качестве некоего концентратора, который обеспечивает пользователям удобный доступ к рабочей информации.

В настоящее время ряд ведущих производителей систем электронного документооборота уже провели интеграцию своих продуктов с наиболее популярными ERP-системами через API-интерфейс.

Заранее проанализируйте возможность интеграции приобретаемой системы электронного документооборота с другими системами работающими в вашей компании.

 

 

Возможность интеграции с корпоративными социальными сетями

По оценкам компании Gartner, затраты на корпоративные социальные приложения стабильно растут.  К примеру, в 2011 затраты на корпоративные социальные сети составили 770 млн долл., в 2013 году затраты возросли до 1,2 млрд. долл., в 2016 году ожидается рост вложений в корпоративные соцсети до 2,8 млрд. долларов.

Процесс «социализации» корпоративного бизнеса происходит медленно, но верно. Мировые ИТ-гиганты вкладывают огромные бюджеты в то, чтобы донести до бизнеса необходимость перехода на ESS (Enterprise social software), аргументируя необходимость их внедрения сокращением затрат времени на взаимодействие между сотрудниками.

Однако на пути распространения корпоративных социальных сетей стоит одна проблема — перегруженность пользователя приложениями «повышающими производительность» и эту проблему СIO нужно будет решать путем интеграции ESS с уже существующей в компании ИТ-инфраструктурой и, в первую очередь, с ECM системой.

К сожалению, сейчас нет ни одной ECM системы готовой к интеграции с корпоративными социальными сетями, но часть вендоров уже ведут работы по созданию модулей интеграции ECM с ESS. Узнайте есть ли такие планы у поставщика вашей системы.

 

 

Работа с большими объемами документов

Объем электронных документов в системе электронного документооборота с каждым годом будет постоянно расти, поэтому очень важно, чтобы в выбранной вами системе эффективно работала функция поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Немаловажна и скорость поиска, желательно чтобы она составляла не более 30 секунд вне зависит от объема хранимых данных.

Проверьте насколько хорошо справляется выбранная вами система с поисков в большом количестве документов.

 

 

Работоспособность в облаке

Облачные технологии — это еще один тренд 2014 года, значение которого будет постоянно увеличиваться в связи с необходимостью оптимизации затрат на содержание ИТ-инфраструктуры. С каждым годом все большее и большее количество компаний будут переносить свои информационные системы в Cloud. Если вы сейчас занимаетесь выбором системы электронного документооборота, поинтересуйтесь у ее поставщика может ли она работать в удаленном дата-центре. Если система не поддерживает размещение в облаке, то велика вероятность того что вам придется отказываться от нее через 2-3 года в связи с переносом ИТ-инфраструктуры во внешний ЦОД.

Узнайте возможно ли размещение вашей ECM системы в «облачной» среде и насколько сложно ее развертывание в удаленном ЦОДе.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Денис

Хорошая статья, но я бы еще добавил к вопросу мобильности, использование адаптивных клиентов под мобильные устройства. Потому как было подмечено "на столь любимом ТОП-менеджером IPad или Android планшете" (хотя не так давно это был только IPad), и соответственно появляется большой парк мобильных устройств (на iOS, Android, Windows Phone). И, при всем этом многообразии, некоторые вендоры, да предалагают решения для мобильных, но зачастую под каждую платформу это отдельное инсталлируемое решение, что влечет за собой дополнительные трудности для ИТ персонала, дополнительные затраты для бюджета и т.д.

Аватар пользователя Виктор Сердюков

Я бы сделал дополнение к разделу с корп соц сетями. На уровне платформы Альфреска частично интегрированна с корп соц сетями

Аватар пользователя Сергей М

Не надо путать ECМ и DMS. Ибо в последней требуется юридически значимый электронный документ, а вот тут то проблема. Так как для этого требуется ЭЦП для Украины на 34 ГОСТе. И начинается анекдот по наличию криптобиблиотек под Андроид и iOs, а также ключей для мобильных аппаратов. Если для Андроида это еще в принципе решается, то с iOs совсем плохо (либо ставить ключ и ломать систему и терять поддержку, либо жить с поддержкой но без ключа). С облаком для DMS то же плохо, ибо 100% гарантию о том что к вашему конфидент. договору ни кто не получит доступ никто не даст. И повторю слова одного манаджера из крупного украинского холдинга на предложение использовать облако... Угадай где я буду когда первый договор ляжет в облако?