2

Как сэкономить на документообороте? Печатайте меньше

Аватар пользователя admin

Ценная бумага

Современный бизнес может значительно снизить свои административные расходы изменив подход к процессу печати и сканирования бумажных документов.

С того дня, когда компания покупает принтер или копировальный аппарат запускается постоянный процесс траты денег на печать документов, и чем больше у вас в компании принтеров и копиров, тем выше ваши расходы.

Изменить эту ситуацию, по данным исследования международной ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM) может активное использование сканеров и систем электронного документооборота.

Сканер стоит примерно столько же сколько и принтер, сегодня стоимость сканера колеблется в приделах между €150 и €500. А вот расходов на обслуживание и расходные материалы у сканеров, в отличие от принтеров, практический нет.

Стоимость системы электронного документооборота зависит от ее функционала, количества пользователей и платформы на которой она работает. В среднем стоимость одного рабочего места составляет €90.

Сканирование входящей документации позволяет сохранять документацию прямо на компьютер и распознать текст документа. Далее электронная версия документа помещается в  систему электронного документооборота и автоматический рассылается по адресатам, списывается в архив. 

Созданный в процессе сканирования электронный документ обладаем значительными экономическими, коммерческими и логистическими преимуществами по сравнению с бумажной версией документа. Электронный документ вы можете скопировать неограниченное количество раз без каких либо затрат на создание копии, в течении нескольких секунд передать документ на ознакомление и согласование сотруднику или группе человек, обеспечить гарантию подлинности и неизменности документа при перемещении документа, благодаря использованию цифровой подписи.

В данной статье, основанной на отчете AIIM, мы покажем экономический эффект от перехода компании с бумажного на электронный документооборот.

 

Затраты на ведение бумажного документооборота

Затраты на ведение бумажного документооборота можно разделить на прямые и косвенные.

Прямые расходы

К прямым затратам относятся:

  • Стоимость принтеров и копировальных аппаратов
  • Стоимость краски/тонера
  • Стоимость бумаги
  • Стоимость доставки бумажного документа

 

стоимость печати одного листа документа

ФАКТЫ
По данным исследования компаний Ipsos и Kyocera, в среднем каждый офисный сотрудник отправляет на печать около 30 листов бумаги в неделю. Из этих 30 листов 77% процента документов необязательны к печати и могут быть переданы в электронном виде.

Общая стоимость расходов на печать документов

Расходы на ведение бумажного документооборота даже при 20 офисных сотрудниках впечатляют — 6400 евро! Что же говорить о суммах, потраченных на бумагу и печать если количество персонала в компании исчисляется сотнями или даже тысячами человек.

Косвенные расходы

К косвенным расходам относятся затраты на содержание курьеров, персонал занимающийся сортировкой и хранением архивной документации, затраты времени персонала на получение, поиск и обработку бумажных документов, упущенная прибыль в следствии утери документа.

Косвенные расходы посчитать непросто. В зависимости от структуры, количества персонала, сферы деятельности и должностных обязанностей сотрудника они будут очень сильно разнится.

Но, во многих случаях они составляют даже большую величину, чем сумма прямых затрат на печать документов.

бумажный документооборот

 

Электронный документооборот дешевле бумажного

Мы уже упоминали об удобстве электронного документа, поэтому сейчас рассмотрим аспект экономического превосходства электронного документа над бумажным на примере небольшого бизнес-кейса.

Например, у нас есть небольшая компания в которой работает 10 офисных сотрудников: один секретарь, три продавца, один начальник отдела продаж, один юрист, один специалист по закупке, один специалист по логистике, один бухгалтер, директор. Наша компания будет заниматься оптовой продажей сувенирной продукции которую она закупает в Китае.

Компания регулярно заключает договора с контрагентами: покупателями, поставщиками, перевозчиками.

Каждый договор согласно внутренней процедуре должен пройти согласование у всех участвующих в бизнес-процессе сотрудников и в итоге помещен в архив.

В зависимости от инициатора бизнес процесса договор может проходить по следующим маршрутам:

Маршруты договоров с системе электронного документооборота

Каждый из сотрудников в цепочке согласования отвечает за свой блок в договоре и вносит в него изменения при наличии замечаний или визирует при согласии. Директор отвечает за подписание всего договора в целом, бухгалтер производит оплату, выписку счетов, актов, доверенностей, накладных на основании договора и помещает его в архив.

Изначально в компании распечатывался каждый договор для вычитки и согласования. При нахождении возражений в договор вносились изменения, и он перепечатывался до полного удовлетворения требований всех участников согласовательного процесса, после этого печаталась финальная копия, которая заверялась подписями и печатью.

В процессе согласования договор мог перепечатываться несколько раз. Слабым местом бумажного процесса согласования были большие затраты офиса на бумагу и расходные материалы, также регулярно возникали случаи, когда договор в процессе согласования терялся или возникали проблемы найти финальную версию.

С расширением бизнеса, увеличением объема продаж и закупок компания решила перейти на электронное согласование документов по электронной почте и только после этого пускать договор на печать. Такой подход сократил затраты на печать промежуточных версий документов, но увеличил затраты времени персонала на процесс согласования договора, внес дополнительную путаницу в версионность документов, затруднил поиск писем с договорами в общем потоке электронной корреспонденции.

Перед директором компаний возник вопрос покупки специализированного ПО для управления потоком документов или о необходимости набора в штат помощников для отслеживания и систематизации потока документов.

волна бумажных документов

Месячный фонд оплаты труда каждого помощника составляет зарплата + затраты на оборудование рабочего места + больничные + отпускные. Итого затраты на содержание каждого помощника составляют порядка 50 тысяч гривен в год. При необходимости найма по крайней мере 2-х помощников затраты на их содержание составляют 100 тысяч грн. чистых расходов в год.

Стоимость покупки системы электронного документооборота для описываемой нами компании составляет порядка 40 тысяч гривен, плюс затраты на сканер (порядка 1 500 грн.) для сканирования всех входящих документов и помещения их СЭД. Итого инвестиции в построение электронного документооборота составляют 41 тысяча 500 грн.

Экономия только на оплате труда для компании составляет 58 тысяч 500 гривен. Плюс к этому добавляется повышение дисциплины и продуктивности труда персонала, систематизация коммерческого процесса, сокращения затрат времени на поиск документов в архиве, сокращение затрат на закупку бумаги, канцелярии, расходных материалов для принтера.

И это для не большой компании, при увеличении масштабов бизнеса затраты на ведение бумажного документооборота буду расти, а экономический эффект от внедрения электронной системы будет только увеличиваться.

Автор: Виктор Кротов

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии