2

Электронный документооборот в банковской сфере: реалии и перспективы

Аватар пользователя admin

Электронный документооборот в банковской сфере

Банковский сектор стал одним из пионеров в активном использовании систем электронного документооборота в реальном бизнесе, что во многом связано со спецификой бизнеса и наличием региональных подразделений.

Первыми пользу от автоматизации документооборота осознали крупные банки с разветвленной региональной структурой. Необходимость автоматизации была обусловлена постоянно возрастающим объемом документов требующих оперативного согласования с последующим архивированием и обеспечением быстрого доступа к ним сотрудников банка для исполнения служебных обязанностей и работы с клиентами. При внедрении АБС (автоматизированной банковской системы) часть документов,такие как платежные поручения и кредитные договора проходили через нее. Но при этом оставалось много документации, не относящиеся к АБС, также требующей эффективной обработки и учета.

На первых этапах обмен документами в электронной форме, не задействованными в АБС, происходил при помощи электронной почты, но уже в конце 90-х годов — начале нулевых руководство банков осознало низкую эффективность документооборота построенного на основе e-mail и начало активное внедрение систем электронного документооборота.

О том как сейчас обстоят дела с системами электронного документооборота в банковской сфере, какие основные задачи решает система электронного документооборота в банковской деятельности и о перспективах электронного документооборота мы спросили ИТ-директоров, руководителей отдела разработки СЭД ведущих украинских банков, независимых аналитиков и представителей компаний занимающихся разработкой и внедрением систем электронного документооборота.

 

Евгений Камашев

Евгений Камашев,

  • сертифицированный старший руководитель проектов (IPMA, Level B — Certified Senior Project Manager) www.ipma.ch
  • сертифицированный коуч (Эриксоновский Университет)
  • консультант в области управления проектами и стратегического планирования
  • бизнес-тренер 12-ти летний опыт в области управления проектами, в таких компаниях как: ПУМБ, Проминвестбанк, Альфабанк, МТС.

 

Автор, соавтор и ведущий серии практических семинаров тренингов:

  • «Основы управления проектами»
  • «Инструментарий в управлении проектами.Microsoft Project 2010»
  • «Разработка базового плана проекта»
  • «Построение офиса управления проектами»
  • «Управление изменениями»
  • «Управление рисками проектов»

 

Евгений, как Вы считаете может ли сегодня банк эффективно работать без электронного документооборота?

Лично мое мнение — НЕТ, не может.

Учитывая большое количество внутренних процессов и количество взаимодействующих друг с другом сотрудников Банка, призванных принимать своевременные решения, необходима система, позволяющая обмениваться документами, фиксируя при этом мнение каждого согласующего, дающая возможность раздавать распоряжения и осуществлять контроль за движением документов внутри организации.

И системы электронного документооборота могут значительно увеличить эффективность работы внутренних процессов Банка, решая аналогичные задачи.

Какие основные задачи решает система электронного документооборота в банковской деятельности? Какие функции электронного документооборота наиболее востребованы в банковском секторе?

Прежде всего это стандартные функции документооборота, к которым относятся:

  • согласование различных видов заявок и запросов (Заказ визиток, Заказ канцтоваров, ….)
  • согласование внутренних инструктивных документов (Процедуры, Политики,Процессы)
  • согласование распорядительных документов (Приказы, Распоряжения)
  • учет входящей/исходящей корреспонденции
  • карточки контроля

 

Также система электронного документооборота может решать более сложные задачи, такие как:

  • организация и проведение совещаний коллегиальных органов
  • автоматизация различных внутренних процессов, связанных с коммуникацией между сотрудниками (например: Заявки на ИТ-услуги, Заявки на проведение тренингов, и т.д.)

Еще один тип задач — это автоматизация кредитных процессов (автоматизация процесса принятия решения по обработке кредитных заявок). В принципе, под эти задачи на рынке есть отдельные категории систем, однако часто для них используют и системы электронного документооборота.

И отдельной категорией задач, которую полноценно поддерживают НЕ ВСЕ системы электронного документооборота является — ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ.

Какие перспективы развития систем электронного документооборота в банковском секторе вы видите?

Мне кажется, что тренд постепенно смещается к так называемым BPMS системам, которые позволяют автоматизировать без лишнего программирования любые процессы на базе одной платформы, включая типовые процессы документооборота, а также типовые решения на базе таких платформ для того же банковского сектора.

Что Вы думаете о размещении систем электронного документооборота банка в «облаках»?

Банковский сектор имеет большое количество регуляторов, предъявляющих повышенные требования к хранению личных данных клиентов и банковской тайне, поэтому, на мой взгляд, учитывая консерватизм большинства наших Банков, перевод документооборота Банков в облака в ближайшее время маловероятен, как, собственно, и перенос большинства задач Банка в облака.

Разве что Банк, используя облачные технологии, будет их применять в своей ИТ-инфраструктуре самостоятельно.

 

Андрей ПерцюхАндрей Перцюх
заместитель начальника управления международного бизнеса
Банка ПИВДЕННЫЙ

  • 20-ти летний опыт разработки, программирования и внедрения корпоративных систем
  • 15-ли летний опыт работы в банковской сфере

 

 

Андрей, как Вы считаете, может ли сегодня банк эффективно работать без электронного документооборота?

Боюсь вопрос таким образом уже давно не стоит. В банках, как и во многих других организациях, электронный документооборот существует в той или иной степени с момента появления электронной почты. Другое дело, что документооборот банка без системы — это катастрофа. В этом плане хорошо систематизирован НБУ платёжный документооборот, т. е. операции связанные с учётом и движением денежных средств (мемориальные ордера, реестры и т. п.).

Движение внутренних распорядительных документов (приказы, служебные записки и т. п.) в меньшей степени систематизировано, а потому банки внедряют системы электронного документооборота на свое усмотрение. В свою очередь эффективность внедряемой системы документооборота существенно влияет на эффективность работы банка в целом. За время моей работы мне встречались как логичные и интуитивно понятные СЭД, сама мысль работать без которых пугает, так и их прямые противоположности.

СЭД — это рулевая, тормозная и система сцепления банка. И ее отсутствие или неработоспособность аналогичны отсутствию таких узлов в автомобиле.

СЭД — это рулевая, тормозная и система сцепления банка. И ее отсутствие или неработоспособность аналогичны отсутствию таких узлов в автомобиле. Что толку, если водитель будет крутить руль или жать на акселератор/тормоз если эти системы не работают или работают с опозданиями?

Если клиент обращается в банк, на это обращение должна реагировать вся система и мгновенно. Иначе клиент уйдёт и вероятнее всего не вернётся. Зависимость эффективности работы СЭД и работы банка в целом прямая.

Какие основные задачи решает система электронного документооборота в банковской деятельности? Какие функции электронного документооборота наиболее востребованы в банковском секторе?

Я продолжу приводить аналогии. СЭД — это аналог нервной системы в организме человека. Импульсы, передаваемые в организме от тактильных взаимодействий, зрения, слуха, обоняния — это аналоги информационного взаимодействия внутри корпоративной среды, а ответная реакция мозга — это принятие решений. Подразделения и отдельные сотрудники должны своевременно получать важную информацию чтобы максимально эффективно работать. Это и внутренняя переписка, и контроль сроков исполнения распоряжений руководства, и взаимодействие с клиентами, и общая информационная поддержка (база знаний, приказов, частых вопросов и пр.).

Отделить одни функции от других и выделить наиболее востребованные невозможно. Т.е. без слуха человек конечно может жить, но его эффективность резко снизится. В абсолютном же количественном представлении наибольшую часть будет занимать внутренняя переписка. Но, повторюсь, функции СЭД не стоит разделять. Доступность базы знаний играет не меньшую роль чем переписка, а контроль исполнительской дисциплины не менее важен чем маршрутизация документов.

Какие перспективы развития систем электронного документооборота в банковском секторе вы видите?

Я прогнозирую, исходя из опыта западных компаний, а их опыт таков, что СЭД рано или поздно сливается с CRM или развивается в рамках ERP, объединяясь таким образом с платёжной СЭД. А далее представьте систему в которой для сотрудника определены и формализованы должностные обязанности, на их основании создаются права и доступы к необходимым системам банка. Порождаемые системой документы формализованы или распознаваемы в рамках всех затрагиваемых процессов. Т.е. формализация задачи, которую должен выполнять сотрудник, должна включать в себя учёт его рабочего времени, изменение оклада и должностных обязанностей, предоставление соответствующих прав и изменение рамок ответственности (кадровые изменения, переподчинение сотрудников) и т. п.

СЭД на мой взгляд — это единственная система, от которой может начаться такая интеграция систем банка.

Что Вы думаете о размещении систем электронного документооборота в «облаках»?

Мне кажется «облако» стоит рассматривать как дополнительное средство обеспечения устойчивости системы, а не как самоцель. Этот вопрос для меня похож на вопрос — стоит ли использовать RAID 10? Сервер — это хорошо, а сервер и резервный сервер ещё лучше, а ещё лучше кластер, а ещё лучше виртуализация и облако. Но кластер/виртуализация/ облако не отменяют необходимость резервного кластера/сервера. Saas — это хорошо, но это не гарантия, что сервис будет работать и завтра.

Всегда нужно задавать себе вопрос — а что если завтра внешний сервис свернётся? За последнее время несколько облачных сервисов закрылись. А если облако свое, то его стоит рассматривать как средство масштабируемости СЭД, снижения стоимости рабочих станций и стоимости их обслуживания.

 

Сергей ГоробецСергей Горобец,
начальник Отдела разработки систем электронного документооборота Департамента ИТ
Первого Украинского Международного Банка.

  • Архитектор СЭД ПУМБ собственной разработки

 

 

Сергей, как Вы считаете, может ли сегодня банк эффективно работать без электронного документооборота?

Однозначно нет. В современных реалиях СЭД — это инструмент, позволяющий организации не «утонуть» в информации, с которой она имеет дело, а также прозрачно управлять документооборотом. Специфика банков такова, что в своей работе они порождают большое количество документов, требующих различного рода согласований/утверждений, контроля выполнения, хранения. СЭД не только эффективно решает эти задачи, но и резко сокращает время на их выполнение. Как следствие, сокращается время на принятие решений, что повышает конкурентоспособность банка.

Какие основные задачи решает система электронного документооборота в банковской деятельности? Какие функции электронного документооборота наиболее востребованы в банковском секторе?

Современные СЭД решают две основные задачи — автоматизацию задач классического делопроизводства, и автоматизацию бизнес-процессов организации.

Современные СЭД решают две основные задачи — автоматизацию задач классического делопроизводства (регистрация корреспонденции, внутренняя переписка, выдача/контроль поручений, согласования и т.д.), и автоматизацию бизнес-процессов организации. Обе эти задачи актуальны и для банковской сферы. Банки находятся под строгим контролем регулирующих органов, в частности НБУ, поэтому для выполнения задач классического делопроизводства важен акцент на функциях СЭД, позволяющих успешно проходить проверки и аудиты: регистрация входящей корреспонденции и контроль за своевременным предоставлением ответов, ведение нормативно-распорядительной документации, а также эффективные инструменты проведения электронных расследований (e-discovery). Из задач автоматизации бизнес- процессов я бы выделил поддержку «профильных» процессов, в первую очередь выдачу кредитов.

Какие перспективы развития систем электронного документооборота в банковском секторе вы видите?

Банки, имеющие СЭД, будут стремиться «расширить» её до полноценного ECM решения, которое позволит контролировать и эффективно использовать любую неструктурированную информацию, с которой они сталкиваются.

Что Вы думаете о размещении систем электронного документооборота в «облаках»?

Несмотря на все преимущества «облачных » технологий, даже небанковские организации с осторожностью относятся к хранению внутренних, в том числе конфиденциальных данных вне своей территории. Банки имеют дело с большим объёмом конфиденциальных данных, которые неизбежно попадают в СЭД. Требования к хранению таких данных жёстко регламентируются как НБУ, так и международными стандартами, например PSI DSS. Возможно по мере совершенствования «облачных» технологий, банки начнут их использовать для СЭД, но вряд ли это произойдет в ближайшем будущем.

 

Валерий КиселевВалерий Киселев,
Генеральный директор
компании GSA
(Global Software Assistance)

  • более 15 лет опыта разработки и внедрения систем информационного обмена различного масштаба
  • участвовал в создании ряда тиражных систем на базе продуктов IBM Lotus MS Sharepoint
  • знание и понимание всех особенностей проектов по автоматизации информационных потоков

Валерий, как Вы считаете, может ли сегодня банк эффективно работать без электронного документооборота?

Нет, это невозможно. Бизнес (банковский в том числе) пронизан потокам информации и если движение информации замедленно или прерывается — это катастрофически сказывается на работе в целом. В банках правильно внедренная и настроенная система электронного документооборота выступает как основное связующее звено между всеми информационными специализированными системами банка, беря на себя не только транспортные, но и регламентирующие функции.

Какие основные задачи решает система электронного документооборота в банковской деятельности? Какие функции электронного документооборота наиболее востребованы в банковском секторе?

Кроме безусловной поддержки обмена данными с внешними (юридическими или физическими) источниками информации, СЭД в банке решает задачу связывания всех структур организации в то, что мы, потребители, и называем банком. Набор специализированных систем очень четко и верно решает поставленные задачи, но БАНК появляется только тогда, когда СЭД, исключая человеческий фактор, заставляет все подразделения и службы жить как единое целое.

Востребованная функциональность определяется приоритетами банка. Договора или служебки, контроль исполнительской дисциплины или поручения — все выходит из приоритетов руководства банка и принятой модели управления.

Какие перспективы развития систем электронного документооборота в банковском секторе вы видите?

Думаю что «упор» будет сделан на централизацию управления и повышение мобильности в части перенастройки бизнес- процессов, а также на обеспечение легкости и мобильности доступа пользователей всех уровней к документам и информации в целом.

Что Вы думаете о размещении систем электронного документооборота в «облаках»?

Для многих банков малого и среднего масштаба — это возможность сконцентрироваться на построении и отладке непосредственно производственных (банковских) процессов, исключив потери времени на построение инфраструктуры, лицензирование, поддержку работоспособности сервисов. К сожалению, выдать универсальный рецепт не получится — все банки имеют свою специфику и применение «облаков» нужно четко планировать исходя из задач, приоритетов и особенностей конкретного банка.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии

Аватар пользователя Сергей Чиж

«...Мне кажется, что тренд постепенно смещается к так называемым BPMS системам.»
BPMS - еще один красивый термин описывающий нечто электронно- документо-аморфное, в общем тот же СЭД только в профиль, с парой ненужных плюшечек

Аватар пользователя Игорь Стег

Сергей полностью с вами согласен, сначала такие системы называли CЭД потом пошла мода называться ECM, а последнее веенье рынка велит тоже самое называть BPM. Но при этом функциональность самих систем за последние лет 5 мало в чем изменилась. Мое мнение что такая категоризация суть чистый маркетинг.

Аватар пользователя Антонов

По воду путаницы названий СЭД и ECM мне понравилась статья на этом же сайте «ECM против СЭД – влияние терминов на правильность закупок. Шесть шагов к полезной СЭД.»

Аватар пользователя Андрей

Спасибо, как раз искал информацию о электронном документообороте в банке для реферата