2

ECM против СЭД – влияние терминов на правильность закупок. Шесть шагов к полезной СЭД.

Аватар пользователя admin
Автор: 

исполнительный директор 
системного интегратора IGS
Александр Черкавский

Система электронного документооборота (далее - СЭД) - как часто мы слышали данный термин и даже не отдавали себе отчета в том, что же он на самом деле означает. Не буду утомлять вас расшифровкой этого термина (посмотрите в интернете), просто поделюсь своими соображениями по поводу комплексного подхода к автоматизации. Дело в том, что эволюция развития отечественного ИТ-рынка во многом затормозилась из-за непонимания того, что такое СЭД, как она соотносится с учетными системами в ИТ-инфраструктуре компании, и при чем же здесь вообще Enterprise Content Management (Управление контентом на предприятии, далее - ECM).

Когда стоит подумать о электронном документообороте?

После внедрения бухгалтерской системы, складской системы, системы управления логистикой, многие директора начинают задумываться о том, что им нужно согласовывать какие-то документы, где-то хранить официальную переписку, складывать скан-образы подписанных договоров, контролировать поручения и т.п. Через некоторое время это становится действительно актуальной потребностью - надоедает бесконечно возиться с бумагой, вести журналы учета документов, разгребать в случае необходимости кучу папок с бумагами.  В этот момент появляются ИТ-консультанты, которые предлагают компании СЭД.

СЭД зачастую продается как "коробочное решение", которое умеет "почти все", хорошо масштабируется, обладает приятным интерфейсом, разработано "по последнему слову науки и техники". Чем это оборачивалось на примерах проектов, которые я наблюдал в том или ином качестве - "коробочное решение" всегда было необходимо "допиливать" за дополнительные деньги, функциональность ограничивалась 2,5 бизнес-процессами, справочниками и системой управления записями, интерфейс как будто вышел из 90-х гг., а последнее слово науки и техники заключалось в том, что из-за трудности овладевания этим «словом» без техподдержки от производителя СЭД было не обойтись. Конечно же не обходилось и без успешных проектов, но все эти проекты так или иначе соответствовали ECM. 

Любая информационная система прежде всего предназначена для устранения каких-либо ограничений. 

Немного теории

Тут понадобится все-таки сделать теоретическое отступление. ECM, в соответствии с глоссарием Американской Ассоциации Информационного Менеджмента (далее - AIIM), это совокупность методологий и технологий обработки информации, которую можно поделить на пять функциональных областей: захват (ввод), хранение, архивирование (долговременное хранение), управление, доставка информации. В свою очередь к управлению информацией относятся: управление записями (Records management), управление рабочими процессами (workflow), управление веб-контентом, управление бизнес-процессами (BPM), обеспечение совместной работы (collaboration) и, собственно, управление документами. 

ECM против СЭД – влияние терминов на правильность закупок

Что не так в терминологии?

Так в чем же передо мной провинился термин "СЭД"? Когда мы внедряем СЭД, мы согласно AIIM внедряем программное обеспечение (далее - ПО) для управления документами, т.е. то ПО, которое позволяет контролировать и упорядочивать документацию компании и включает в себя ввод документов и контента, рабочие процессы, хранилище документов, управление записями, системы вывода, а так же модуль отчетности.

Традиционное же внедрение СЭД в России зачастую предполагает автоматизацию работы, построенную в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело", т.е. если выражаться грубо подобные СЭД предназначены для автоматизации бюрократии, вместо того, чтобы снимать ограничения в бизнес-процессах.

Любая информационная система прежде всего предназначена для устранения каких-либо ограничений. Именно отсутствие ограничения лежит в корне той выгоды, которую преследует внедрение системы. Поэтому любой проект по автоматизации подразумевает изменение процессов компании, а не полностью точный перенос старых процессов с бумаги в электронный вид.

Таким образом, при внедрении системы управления документами нужно обращать внимание на реализацию всех областей ECM, причем с прицелом на будущее развитие информационного ландшафта вашей компании.

В качестве резюме

Резюмируя вышесказанное, СЭД - это ECM-система (относящаяся к ECM), предназначенная для захвата (ввода), хранения и управления документами. Реализации системы такого класса могут обладать совершенно разной функциональностью - включать в себя автоматизированные рабочие процессы, контур по вводу машиночитаемых документов, версионирование, пометку метаданными, отчетностью или, наоборот, не включать. Под это фактическое определение "СЭД" может подойти в принципе что угодно - трекеры задач (Redmine, Jira и т.п.), CRM-системы, структурированные электронные хранилища контента (не путать с электронными архивами) и прочие решения на ИТ-рынке с функциональностью управления документами. Поэтому происходит путаница понятий СЭД и ECM. Но используя термин ECM, мы можем управлять построением ИТ-архитектуры, т.к. за ним стоит достаточно внятный и стройный методологический аппарат, а с термином СЭД мы можем только общаться с теми заказчиками, которые не задумываются о глобальном и долговременном плане развития своего ИТ-ландшафта.

Итак, при выборе СЭД:
1. Обращайте внимание на всю функциональность, которой она обладает.
2. Поймите, как вы сможете дополнить эту функциональность в случае необходимости.
3. Проанализируйте, какие ограничения вы снимаете со своих процессов за счет автоматизации, какие новые возможности вам она дает.
4. После предыдущего пункта можно косвенно оценить финансовую полезность автоматизации (хотя это тема для отдельного разговора, но, как минимум, оцените стоимость содержания информационной системы).
5. Оцените риски (зависимость от поставщика решения, сбои при масштабировании, устаревание решения ...).
6. Примите решение и ответственность за ваш выбор.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии