2

Что требуют заказчики от систем электронного документооборота: Самые популярные модули 2015 года

Аватар пользователя admin

В 2015 году заказчикам был не интересен интегратор, который обладает только технической квалификацией. При выборе поставщика они тщательно собирали информацию, делали большое количество звонков и визитов. Клиенты готовы были вкладывать деньги на этапе выбора интегратора: минимизируя, таким образом, риск работы со «слабым» поставщиком и финансовые потери в будущем.

Также в прошлом году большие украинские компании стандартизировались к международным методикам.

Самые популярные модули 2015 года:

Модуль «Contract management» (Управление договорами)

Модуль «Contract management (Управление договорами)» — самый востребованный и один из самых сложных на сегодня, как в Украине, так и за ее пределами. Его популярность обусловлена множеством факторов: он обеспечивает безопасность компании, прозрачный механизм работы с бизнес процессами, контроль сумм, сроков, скидок, сокращает сроки обработки документов и т. д. Кроме того, является платформой для прозрачных и прогнозируемых процессов закупок и тендеров, основой для построения системы контроля бюджетов и платежей.

Данный модуль сегодня особенно интересен тем компаниям, которые имеют  удаленные офисы или филиалы. Скажем, если центральный офис находится в столице,  а удаленные в 5 областных центрах, сколько времени и денег уйдет на пересылку оригиналов транспортной компанией или курьером? В системе электронного документооборота это займет  от минуты до двух. А электронная цифровая печать обеспечит документам лигитивность.

«Contract management» наиболее эффективен когда работает на стыке с бюджетированием. Таким образом, система позволяет одновременно контролировать все бюджеты, оплаты, процессы и документы.

Реализация «Contract management» требует глубокого знания регламентов и правил работы с юридически значимыми документами, различных путей оптимизации бизнеса. А также методик расчета сумм, сроков договоров и договорных документов. С другой стороны —  необходим опыт автоматизации сложных процессов, проверок и расчетов.

 

Модуль «Application Management» (Управление договорными документами)

Выделился как отдельный модуль в 2015 году. На практике договор может иметь большое количество дополнительных приложений/соглашений. Их поток, как правило, больше, чем само количество договоров. Поэтому оперативная и эффективная работа с такими документами очень важна для компаний любой специфики деятельности.

«В одном из наших реализованных проектов в 2015 году было 37 видов различных договорных документов. Нам необходимо было установить регламенты, какие их типы к каким договорам можно применять, — рассказывает Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС». — Это очень сложный и важный модуль. Для его реализации используются современные методики и регламенты. Немаловажен  опыт интегратора, который подскажет как обойти все подводные камни».

 

Модуль «Management vendors» (Управление контрагентами)

За 2015 год стал самостоятельным модулем во многих проектах. Раньше эта задача выступала  (как и управление доверенностями) вспомогательной в модуле «Contract management» (Управление договорами).

Практика международных и вертикально интегрированных холдингов показывает, что им необходимо отдельно вести согласование, сертификацию, учет, аналитику работы с контрагентами (поставщики, клиенты, дистрибьюторы). 

Это отдельный модуль, который позволяет аккредитовать, согласовать, проводить автоматические проверки "чистоты" Контрагентов. И что очень важно - вести анализ взаимодействия с контрагентами, учет и контроль всех документальных процессов (договора, акты, счета, спецификации), формируя «White and black lists vendors».

 

Модуль «Управление служебными записками»

Служебные записки — внутренние документы организации. Как правило, они делятся на информационные и разрешительные. Многие украинские компании используют служебные записки как механизм управления предприятием.

Практически в каждом проекте мы столкнулись с потребностью в категоризации и типологизации служебных записок (СЗ), определении их этапов жизненного цикла, построении, согласовании  исполнительного процесса.

Причем, это самый простой модуль на старте и самый сложный на выходе.

Через год его использования клиенты:

  • Отказываются от бумажной и электронной версии вообще. Она остается на уровне запроса для согласования/исполнения.
  • На треть сокращается список СЗ, поскольку появляется прозрачность и понимание структурирования процессов. Часть СЗ определяется как мусор.
  • Значительно упрощается проблема текучки кадров (особенно на удаленных точках).
  • Сокращаются затраты на проведение адаптации новых специалистов.

 

Самые интересные запросы, которые были реализованы компанией Лан Сервис в 2015 году:

  • Управление геопространственными данными и согласование выдачи разрешительных документов (GIS).
  • Управление лидерами мнений (ОPL).
  • Управление закупками (PTS).
  • Управление командировками (TAF).
  • Управление вендорами (SBF\NVF).
  • Управление договорами (Contract).
  • Обработка персональных данных (PII).
  • Управление договорами с дистрибюторами (DISCT).
  • Согласование выдачи беззалоговых кредитов (CASH).
  • Классическое делопроизводство (CANCEL).
  •  Управление обращениями граждан/Запрос публичной информации/Обработка депутатских запросов и другие.

 

Источник:  ЛАН СЕРВИС

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Введите код защиты на картинке
CAPTCHA на основе изображений
Введите код с картинки

Комментарии